الجامعة العمالية فرع الزقازيق

الجامعة العمالية فرع الزقازيق

موقع عادى يتميز بوجود ملخصات وموضيع وامثلة وتمارين تخص طلاب الجامعة العمالية
 
الرئيسيةالرئيسية  البوابةالبوابة  اليوميةاليومية  مكتبة الصورمكتبة الصور  التسجيلالتسجيل  دخولدخول  

إرسال موضوع جديد   إرسال مساهمة في موضوعشاطر | 
 

 ادارة الأعمال المكتبية

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
HoSaM.NoUr
مصمم الموقع والمدير المسئول
مصمم الموقع والمدير المسئول
avatar

عدد المساهمات : 145
تاريخ التسجيل : 06/02/2012
العمر : 32

مُساهمةموضوع: ادارة الأعمال المكتبية   الأربعاء أغسطس 28, 2013 12:45 pm




[ltr]س1- حدد مفهوم السكرتارية وموضحا تعريف السكرتير؟؟[/ltr]



[ltr]السكرتارية: هو ذلك العلم أو الفن الذي يهتم بتوجيه ومعاونة كافة الموظفين العاملين بالمنظمة بمهام ومسئوليات وظائفهم وسلطاتها[/ltr]



السكرتير: هو الشخص الذي يقوم بأداء الإعمال والخدمات المكتبية داخل المنظمة ويطلق علية كاتم أسرار المنظمة.
س2- ما هي أهمية السكرتارية لمنظمة  الأعمال ؟؟
1-   تقديم الخدمات المكتبية والفنية والمتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته والأقسام الرئيسة في المنظمة .
2-   الحفاظ على أسرار العمل والعاملين والمنظمة .   3- يتاح لها الاطلاع على كافة ملفات العاملين .
4-   تكون مطلعة على اخطر وأدق المهام والأسرار .
5-   مطلع بطبيعة عملة على أهم الموضوعات التي تتناولها المناقشة باجتماعات المنظمة .
س4- حدد مقومات نجاح السكرتير الفعال ؟؟
1-   الدعم الكافي والمساندة المستمرة من إدارة المنظمة وبصفة خاصة من المدير المباشر .
2-   توفر الهيكل التنظيمي المناسب الذي يحدد كافة المستويات الإدارية بالمنظمة وبوظائفها المختلفة .
3-   توفر الثقافة التنظيمية والتي تعكس قدرة كل موظف بالمنظمة على التعرف بحدود وظيفة وعلاقته بالآخرين .
4-   توفير الأجهزة الإمكانات المادية ألازمه لأداء مهام وظيفة السكرتارية .
5-   توفير عناصر مناسبة للبيئة المحيطة بالسكرتير من توفير مكتب بمكان يتسم بالهدوء .
6-   توفر مجموعة مقومات فطرية أساسية في السكرتير نفسه مثل الاحتفاظ بالهدوء والابتكار والتجديد وحسن التعامل مع الآخرين  .
س5- وضح مفهوم وطبيعة الاتصالات الإدارية ؟؟
[ltr] الاتصالات الإدارية : عبارة عن تبادل الأفكار والآراء والمعلومات بين الأفراد بواسطة وسائل شفهية وغير شفهية . .[/ltr]



طبيعة الاتصالات : ويتم إحداث التفاعل بين الأفراد في صورة متبادلة من الجانبين وليس من جانب واحد .
س6- ما هيا مكونات وعناصر الاتصال ؟؟
1-   المرسل : هو ذلك الشخص الذي لدية الرغبة في نقل البيانات أو المعلومات أو الأفكار للآخرين .
2-   الرسالة : هي الفكرة أو المعلومة أو مجموعة البيانات التي تصدر من المرسل ليتم نقلها إلى المستقبل .
3-   قناة الاتصال : هي الوسيلة التي تنتقل بها  الرسالة بين المرسل والمستقبل .
[ltr]4-   المرسل إليه : هو الطرف الأخر لعملية الاتصال والذي يقوم باستقبال الأفكار أو البيانات[/ltr]



5-   التغذية المرتدة : هي رد الفعل عند المستقبل عند استلامه للرسالة .
س7- اشرح أهداف الاتصال الإدارية ؟؟
1-   الإقناع وعرض المعلومات .                                    4- المساهمة في القيام بوظيفة التوجيه .
2-   مساعدة الإدارة في القيام بأعمالهم الرئيسية .                 5- توفير المناخ الايجابي الذي يرغب العاملين فيه .
3-   تدعيم الارتباط وتقوية الانتماء بين العاملين والمنظمة .
س8- اشرح أهمية الاتصال ؟؟
1-   تعد مكون رئيسي للعملية الإدارية ومتطلب أساسي لأي تنظيم .
2-   تعتبر الاتصالات مكونا رئيسيا من مكونات العملية الإدارية بجانب أنها تعد متطلب أساس لأي تنظيم إداري  .
3-   تساهم في تقوية التفاهم وتبادل وانسياب المعلومات .
4-   تساهم عملية الاتصال في تقوية التفاهم وتبادل وانسياب المعلومات فكلما كان الاتصال واضحا أدى ذلك إلي انسياب المعلومات داخل قنوات التنظيم .
[ltr]حل مشاكل العاملين : إن اغلب المشكلات في المنظمات تعود إلى سوء ممارسة عملية الاتصالات الإدارية بين الإدارة والعاملين .[/ltr]



[ltr]س9- ما هو تعريف التقرير ؟؟[/ltr]



[ltr]هو عبارة عن عرض كتابي أو شفوي للبيانات والمعلومات والحقائق والخاصة بموضوع ما ثم إعطاء توصيات لحل المشكلات التي تخص العمل [/ltr]



[ltr] [/ltr]



س10- وضح أهمية التقارير ؟؟
1-   دعم العملية الإدارية في كافة أنشطتها .
2-          دعم عملية اتخاذ القرارات .
3-   نقل وتبادل البيانات والمعلومات والحقائق .
4-   إعلام الإدارة بمشكلات العمل .
5-   تسجيل وتوثيق الأحداث داخل المنظمة .
س11- ما هي أهم أهداف التقرير ؟؟
1-   المتابعة : أي متابعة سير العمل ومتابعة مختلف الأنشطة بالمنظمة .
2-   التحليل : فمن أهداف الأساسية هو تحليل وتفسير ظاهرة معينة مرتبطة بسير العمل .
3-   المعلومات : يتم إعداد التقارير بهدف عرض وتوصيل بيانات ومعلومات لمن يقدم له التقرير .
4-   عرض الأفكار : تهدف إلى عرض الأفكار الجديدة التي تتعلق بالعمل .
5-   تقييم الأداء : هو تقييم الأداء سواء للعاملين في إدارة أو قسم أو غيرها .
6-   تعديل السلوك : إعداد التقارير في هذا الشأن  لإستخدامه في تقويم سلوك العاملين في إتجاه موضوع معين .
س12- تصنيف التقارير حسب المدة الزمنية وحسب الهدف ؟؟
أ‌-      من حيث المدة الزمنية ::
1-   التقارير الدورية :  هي تلك التقارير التي يتم إعدادها ومناقشتها بصورة منتظمة زمنيا أي عند انتهاء فترة زمنية محددة .
2-   التقارير غير الدورية : يتم إعدادها ومناقشتها لتعرض ملخص أعمال عن فترات زمنية غير ثابتة .
ب‌-  من حيث الهدف
1-   تقارير المتابعة : تستخدم هذه التقارير جداول للبيانات والأشكال التوضيحية مثل الأشكال البيانية وغيرها
2-   تقارير المعلومات أو الأخبار : هي التي تستخدم لنقل معلومات أو حقائق خاصة بأحداث أو مواقف معينة
3-   تقارير الفحص والدراسات : تستخدم لعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل المنظمة البيئة الخارجية
4-   التقارير التحليلية والتفسيرية : تقوم بسرد الحقائق والمعلومات المتعلقة بحالة معينة .
س13- وضح مفهوم تطوير وتبسيط الإجراءات ؟؟
 هو تحسين إجراءات العمل الحالية وذلك من خلال التخلص من كافة الإجراءات غير الضرورية وعدم الاعتقاد دائما في العادات الثابتة ..
س14- ما هي أهداف تطوير وتبسيط الإجراءات ؟؟
1-   الوصول إلى أفضل الطرق والأساليب لانجاز الأعمال المكتبية .
2-   زيادة فعالية الأعمال المكتبية .
3-   توفير الوقت والجهد في أداء الأعمال .
4-   زيادة الإنتاجية .
5-   تخفيض تكاليف أداء الأعمال .
6-   رفع الروح المعنوية للعاملين .
7-   تنمية قدرات القادة بالمنظمة .
س15- اشرح متطلبات تطوير وتبسيط إجراءات العمل ؟؟
1-   دراسة خريطة توزيع العمل : في البداية وقبل تنفيذ أى خطوة من برنامج التطوير لابد من دراسة خريطة توزيع العمل في كافة الإدارات والوحدات الإدارية بالمنظمة .
2-   تحليل إجراءات العمل : من متطلبات البرنامج تطوير وتبسيط إجراءات العمل المكتبي هو تحليل إجراءات هذا العمل .
3-   مشاركة العاملين: تعد مشاركة العاملين من المتطلبات الأساسية لاشى عملية تطوير تتم بمنظمة الإعمال.
4-   تطوير الأدوات المكتبية : من الجوانب الهامة أيضا في أي برنامج تطوير بشان الإعمال الإدارية وخاصة المكتبية هي الإمكانات المادية للعمل المكتبي مثل الآلات والأدوات المكتبية .
س16- أذكر طرق توزيع الأعمال المكتبية ؟؟
1-   أسلوب تسلسل الأعمال المكتبية : وفقا لأسلوب تسلسل أو تتابع الإعمال المكتبية يتم تنظيم أو تقسيم الإعمال المكتبية على الإفراد العاملين في خط متسلسل أو متتابع .
أ‌-   -   مزايا هذا الأسلوب :  السرعة في أداء الإعمال المكتبية – سهولة القيام بالإشراف على العاملين –      تحديد الإفراد المطلوب تدريبهم في إعمال معينة .
ب‌-  -  عيوب هذا الأسلوب : الرتابة والتكرار في أداء العمل بالنسبة للعاملين – طول خط تتابع أو تسلسل إجراءات العمل -  احتمال تعطل أو توقف العمل عند غياب احد العاملين في خط إجراءات العمل .
 
2-   أسلوب توازى الأعمال المكتبية: وفقا لأسلوب التوازي في أداء الأعمال المكتبية يتم توزيع أو تقسيم العمل المكتبي في شكل متوازي .
أ‌-      مزايا الأسلوب : توفير الوقت – يحقق هذا الأسلوب المرونة في أداء العمل المكتبي -                                                          
تخفيض تكاليف أداء الأعمال المكتبية - عدم الرتابة والتكرار في أداء العمل .
ب‌-  عيوب الأسلوب : صعوبة الإشراف على العاملين – صعوبة تحديد العاملين الذين هم في حاجة إلى تدريب - يقلل من عملة التخصيص في العمل .
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
http://academy.alamontada.com
 
ادارة الأعمال المكتبية
استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:تستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
الجامعة العمالية فرع الزقازيق :: الفرقة الأولى-
إرسال موضوع جديد   إرسال مساهمة في موضوعانتقل الى: